Cómo diseñar una firma de correo electrónico
Llegas a una empresa. Conoces a las personas de un departamento:
- La primera te da la mano.
- La segunda te choca las cinco.
- La tercera te hace un saludo esquimal.
¿Qué imagen te formas de la empresa? Un absoluto desorden. Este ejemplo, tal vez un poco extremo, se puede llevar al campo de las firmas de correo electrónico
La firma de correo son los textos e imágenes con que se cierra cada e-mail, y que se añaden automáticamente a los nuevos mensajes, configurándolo en los lectores de correo electrónico, como Microsoft Outlook (2003 y 2007), Mozilla Thunderbird o el Mail de Mac.
Las firmas forman parte de la identidad corporativa digital de las empresas, pero todavía están en fase de adolescencia. “En mi departamento ponemos el logotipo con el fondo azul, en el resto no sé”; este tipo de explicaciones muestran que aún no existe una gran preocupación por el diseño de los pies de los correos; no son conscientes de que las firmas funcionan como tarjetas de presentación del mundo electrónico.
Normas para elaborar una firma digital
Teniendo en cuanta la cantidad de correos que enviamos cada día, los pies de los mails son nuestra principal seña de identidad personal y corporativa, por lo que tenemos que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de elaborarla:
- Homogeneidad: todas las firmas de una empresa deben ser idénticas. Así que a la hora de elaborarlas debemos definir su evolución: distintas áreas, departamentos, cargos, etc.
- Seleccionar correctamente los datos a incluir: pueden ser nombre completo, cargo o teléfono, pero también otros menos convencionales como nuestra dirección de Twitter, Blog, Facebook, etc.
- Separar claramente los datos personales y los de la empresa. Por un lado estamos nosotros, como autores del correo, y por otro la compañía de la que formamos parte.
- Los datos más relevantes, como el nombre, el teléfono y nuestra página web, deben estar escritos con textos y no con imágenes, por la posible respuesta del programa lector de correo. Cada día más usuarios leen el correo en móviles o PDA, así que no podemos arriesgarnos a que su software no los muestre.
- Incluir textos descriptivos en las imágenes, para que las personas a las que no se les carguen estas imágenes sepan lo que hay escrito.
- En el caso de emplear imágenes, debe reducirse su peso al máximo para que el mail no se convierta en una carga para el receptor.
- La firma no debe romper las normas de estilo del correo electrónico.
- Dejar un espacio para los avisos sobre confidencialidad del mensaje, que se están insertando en todas las comunicaciones vía mail.
Twitter, la nueva herramienta de comunicación corporativa
Twitter es una aplicación para publicar mensajes al estilo de un blog, pero con características propias que le han dado una personalidad completamente distinta:
- Los mensajes no pueden superar los 140 caracteres, menos de un sms. Por esta razón se denomina “microblogging”.
- El concepto de página pasa a un segundo plano, lo importante es el perfil, el individuo o marca que cuelga los mensajes.
- El contenido de los mensajes es informal y se refiere a tu actividad. No escribes posts en un blog, respondes a la pregunta que te hace la página: “What are you doing?”
- Cada usuario se suscribe a otros usuarios y en su página van apareciendo las actualizaciones de estado de estos. De ahí que la suscripción se denomine “following”, es decir, sigues a otros internautas.
Comunicación empresarial a través Twitter
Twitter sigue expandiéndose y ganando usuarios. Esta red social ya no es una simple aplicación para que los internautas cuenten lo que hacen a lo largo del día, ahora se ha convertido en una de las herramientas de marketing y comunicación más prometedoras.
Twitter ya es un elemento más de la identidad corporativa digital, por lo que las empresas necesitan desarrollar manuales de identidad para esta aplicación. Si quiere llegar a sus públicos, la marca tiene que modificar su personalidad para adaptarse a ellos.
A continuación esquematizamos algunas ventajas que ofrece Twitter como herramienta de comunicación empresarial
Comunicación externa
- Difusión rápida de noticias
Los usuarios reciben rápidamente las noticias que genera la empresa. La comunicación no es intrusiva, ya que son los usuarios los que eligen “seguirnos”, no invadimos su espacio. - No exigen esfuerzo por parte de los seguidores.
La comunicación por Twitter no exige el esfuerzo de leer un boletín en el correo electrónico o un lector RSS. Estamos navegando y a la vez se nos informa de lo que hace la marca que seguimos. - Feedback inmediato
La respuesta del usuario se produce instantáneamente. Leen nuestro mensaje y si quieren opinan. - Proximidad e identificación con la marca.
Nuestra a marca habla de tú a tú con el usuario. La firma está al mismo nivel que tus amigos o compañeros de trabajo en el lector de Twitters. - Información del cliente
Nuestros clientes nos conocen, pero también nosotros los conocemos a ellos. Sabemos qué hacen cada hora del día, a quién siguen y a cuáles de nuestros mensajes responden. - Seguimiento de eventos
En casos como el de la Expo de Zaragoza los usuarios pueden seguir en directo nuestro evento sin estar atentos a un visor de videoconferencia o actualizaciones de una página - Promoción de ofertas
Ya existen casos de promoción de artículos de tiendas electrónicas. Un ejemplo claro es la tienda de Dell - Apoyo a otros canales de comunicación
Existen pequeños programas que permiten que cuando subimos un mensaje a un blog se publique un mensaje de actualización en Twitter.
Comunicación interna
- Un servicio de mensajería instantánea multiusuario
Enviar un mensaje a Twitter es mucho más ágil que mandar un correo electrónico a todos los miembros de una empresa. El equivalente sería enviar un sms a todos los empleados, y que además todos ellos nos pudieran contestar. Pero claro, Twitter es gratis y accesible para todo el mundo. - Comunicación informal
La comunicación entre empleados es menos formal y favorece la bidireccionalidad. Además de hablar de trabajo, Twitter permite comentar anécdotas, saber más sobre los compañeros, etc. - Elimina fronteras
El caso más evidente es el de las empresas con sedes en distintas localizaciones.
NOD32 Antivirus, diseño web orientado a la venta de un producto
El diseño web debe adecuarse siempre a unos objetivos. Igual que las campañas de la publicidad, al diseñar páginas debemos que marcar unas metas que tenemos que cumplir, y que diferencian unos proyectos de otros.
Una de las últimas webs que hemos entregado ha sido para una empresa distribuidora del Antivirus NOD32, por lo tanto, una web orientada a la venta de un producto en concreto.
Antivirus NOD32
En primer lugar debemos conocer a fondo el producto. Las principales características que lo definen y que marcan nuestro briefing son:
- Un antivirus es un producto estándar, todos conocemos los antivirus y sabemos para qué sirven. No es necesario explicarlo.
- Sólo se distribuye por Internet, no competimos con tiendas físicas y nos evitamos problemas logísticos como su distribución y los gastos de envío que se pueden generar.
- Está dirigido a usuarios finales, tanto empresas como particulares.
Estos aspectos nos obligan a hacer un especial esfuerzo por realizar un diseño centrado en el usuario, porque no sólo va a visitarnos, queremos que compre nuestro producto.
Usabilidad dirigida a la venta de productos
Teniendo en cuenta estos factores, desarrollamos una página web con unas características específicas para la venta de NOD32 Antivirus, en colaboración con nuestro partner dosmasdos:
- Potenciación de la imagen de empresa fiable, con garantías, mostrando su datos físicos: teléfono, dirección postal, etc. Si el vendedor no genera confianza y credibilidad, nadie comprará.
- Tutorial de compra de NOD32. Para que el usuario adquiera el producto, es necesario ayudarle en su elección y que el proceso sea lo más simple posible.
- Tests de usabilidad para mejorar la navegación. Si vemos cómo navegan nuestros posibles clientes, podemos determinar qué problemas se van a encontrar.
- Los usuarios no se tienen que registrar antes de comprar, tan sólo rellenan los datos imprescindibles para realizar la venta. De este no se sienten oprimidos desde que acceden a la web.
- Campaña publicitaria online en Google AdSense y Yahoo. Antes de iniciarla, se realizó un estudio para determinar el coste por palabra máximo para que la campaña fuera rentable, midiendo las espectativas de ration de conversión visita/venta.
- FAQS actualizadas constantemente. Las páginas de preguntas frecuentes minimizan las consultas off-line. No obstante, la empresa cuenta con un servicio de atención personalizada para guiar la compra, y realiza un seguimiento telefónico de todos los usuarios que iniciaron el proceso de compra y no lo acabaron.
Las aplicaciones de Facebook son los “mails en cadena” 2.0
Con la llegada del correo nació un modo de compartir información que no tenía precedentes en la historia de la comunicación: las cadenas de correos. Alguien escribe un mail, se lo envía a otro, al que le parece interesante, y decide compartirlo con su lista de contactos. La más pura esencia de la web 2.0: seleccionar algo y compartirlo con una lista de amigos/conocidos. El mensaje se difunde de un modo viral.
Poco a poco los internautas vamos siendo menos ingenuos, y nos hemos concienciado de lo nocivo que son esta clase de mails: distribución indiscriminada de direcciones de correo, difusión de hoax… Pero cuando parecía que la semilla de los mails en cadena iba a desaparecer… llegó Facebook y sus aplicaciones para recordarnos lo importante que es la difusión viral.
Tipos de aplicaciones de Facebook
Las aplicaciones de Facebook son pequeños programas que desarrollan los miembros de su comunidad y distribuyen gratuitamente. Podemos definir dos grandes grupos de aplicaciones de Facebook:
- Utilidades: principalmente son aquellas que facilitan nuestra relación con las herramientas 2.0. Por ejemplo, aplicaciones que muestran en tu perfil lo que escribes en tu Twitter o tu Del.icio.us, lectores de RSS, blogs…
- De entretenimiento: toda la amalgama de encuestas que te dicen en qué ciudad deberías vivir según tu personalidad, con qué superhéroe te identificas o te permiten crear una ciudad virtual de la que eres el alcalde. Un concepto puro de entretenimiento social.
Semejanzas entre Facebook y los mails en cadena
Este segundo grupo es que el que nos recuerda en muchos aspectos a las cadenas de mail:
- Su difusión es viral; alguien lo considera interesante y los distribuye indiscriminadamente, produciendo una rápida expansión.
- Tanto las cadenas de mail como las aplicaciones suelen tratar temas ligeros.
- Y lo que nos ha llevado a identificarlos y a escribir este post: porque algunas aplicaciones de Facebook están comenzando a exigir que las compartas con tus amigos. Los mails en cadena muchas veces dicen aquello de “tienes que enviar este correo a 10 personas para saber si tu pareja te quiere”; pues bien, las aplicaciones tipo test, por ejemplo, están empezando a pedir que se las envíes a 10 amigos para saber el resultado del mismo.
La forma es distinta pero el fondo es el mismo: nos gusta informar a nuestros amigos cuando encontramos algo interesante en Internet.
Hacer webs accesibles ya no es sólo cuestión de sensibilidad, sino de estar listos para el futuro
Hace bastantes años el padre de internet, Tim Berners-Lee, pronunciaba una frase que ha pasado a la historia como el gran principio de la accesibilidad: “El poder de la web está en su universalidad. Un acceso a la web para todos independientemente de su discapacidad, es un aspecto esencial”.
Pero poco a poco la accesibilidad ha ido cambiando: el objetivo ya no es sólo desarrollar webs accesibles por si entra una persona con discapacidad, sino también para que puedan ver nuestra web correctamente todos los usuarios de los nuevos dispositivos y navegadores.
A los tradicionales Internet Explorer y Mozilla Firefoz, se han sumado últimamente nuevos navegadores o bien nuevas plataformas: Playstation 3, Nintendo Wii, Safari no sólo para MAC, sino también para iPhone, iPod o Symbian, los HTC… además de otros navegadores para PC que van tomando cuota de mercado, como el nuevo Chrome de Google o Ópera.
Las estadísticas de nuestras webs dicen que cada día son más los internautas que usan estos dispositivos para navegar. “Ser accesible” tiene desde ya un nuevo significad;: los hábitos de consumo de tecnología son los que van a determinar el modo de desarrollar webs. A este paso El internauta 3.0 será el que intente navegar desde cualquier aparato que pueda comprar en Media Markt (incluidas lavadoras y cafeteras)
Notas de prensa o blogs? La respuesta la tienen las grandes de internet
Los blogs corporativos continúan ganando terreno en el mundo empresarial.
Un ejemplo son las grandes compañías de Internet que, además de comunicarse directamente con sus clientes, aprovechan los blogs para difundir sus informaciones con agilidad. Algunos ejemplos de blogs corporativos de plataformas o aplicaciones:
- Google http://googleblog.blogspot.com
- Facebook http://blog.new.facebook.com/
- De.icio.us http://blog.delicious.com/
- Yahoo http://www.ysearchblog.com/
- Menéame.net http://blog.meneame.net/
Todos siguen un mismo objetivo : hacer públicos los comunicados sobre cambios en las aplicaciones, nuevos productos o ayuda. Pero estos blogs tienen una función más importante: ejercer como gabinetes de prensa.
En vez de enviar una nota de prensa a unos cuantos medios nacionales, que probablemente no les prestarán mucha atención, las empresas utilizan estos blogs para llegar a sus lectores y sus suscriptores que, a su vez, hablarán de la noticia en sus propios blogs, provocando un efecto bola de nieve que supera con creces la audiencia de cualquier periódico.
¿Por qué enviar un comunicado a los medios cuando se puede hablar directamente con nuestro público?
Uno de cada 3.227 gallegos tiene un blog (según Alianzo)
Que Galicia es una de las comunidades más productivas en lo que se refiere a blogs no es algo nuevo. Tenemos un sistema propio de promoción de noticias, Chuza, que está considerado como uno de los mejores clones surgidos en España de las plataformas Digg y Menéame. . . un proyecto de creación de blogs “feitos por galegos e en galego” como es la Blogoteca, con más de 1450 usuarios y un crecimiento de 100 blogs mensuales, varias páginas que aglutinan los post como son Blogalego o Blogaliza, etc
Pues bien, un nuevo dato demuestra la buena salud de los blogs gallegos. Según los datos de Alianzo, una de la redes de blogs más relevante a nivel internacional, Galicia ya es la quinta comunidad en número de blogs y la séptima en densidad de blogs por habitante.
Conclusión: no sólo íbamos a destacar en el número de bares por habitante…
| Nº | Comunidad | Habitantes por blog | Nº de blogs | Población | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aragón | 2.437,32 | 532 | 1.296.655 | |
| 2 | Madrid | 2.614,66 | 2326 | 6.081.689 | |
| 3 | Asturias | 2.889,41 | 372 | 1.074.862 | |
| 4 | Cantabria | 2.937,56 | 195 | 572.824 | |
| 5 | Cataluña | 3.084,05 | 2338 | 7.210.508 | |
| 6 | País Vasco | 3.192,04 | 671 | 2.141.860 | |
| 7 | Galicia | 3.227,63 | 859 | 2.772.533 | |
| 8 | Navarra | 3.786,73 | 160 | 605.876 | |
| 9 | Murcia | 4.193,12 | 332 | 1.392.117 | |
| 10 | La Rioja | 4.681,33 | 66 | 308.968 | |
| 11 | Extremadura | 4.909,86 | 222 | 1.089.990 | |
| 12 | Canarias | 5.002,35 | 405 | 2.025.951 | |
| 13 | Valencia | 5.374,07 | 909 | 4.885.029 | |
| 14 | Andalucía | 5.405,41 | 1491 | 8.059.461 | |
| 15 | Baleares | 5.601,36 | 184 | 1.030.650 | |
| 16 | Castilla - León | 6.336,88 | 399 | 2.528.417 | |
| 17 | Ceuta y Melilla | 6.954,43 | 21 | 146.043 | |
| 18 | Castilla - La Mancha | 10.245,10 | 193 | 1.977.304 |
Usabilidad vs Diseño, la guerra llega a su fin
La Usabilidad se desarrolla con la parte izquierda del cerebro y representa la razón y la acción lógica; por lo que se corresponde con Marte. El Diseño sin embargo reside en la parte derecha del cerebro y se identifica con lo emocional y la acción intuitiva, así que se corresponde con Venus.
Esta teoría no es nuestra, es de Curt Cloninger, que en un artículo llamado “Usability experts are from Mars, graphic designers are from Venus” (2000) retrata la lucha aparente entre diseño y Usabilidad.
Decimos aparente porque el paso del tiempo nos ha enseñado que ninguna web puede pasar de la Usabilidad, porque el usuario se frustra y se va si no sabe manejar la interface y, al mismo tiempo, si algo no es atractivo visualmente es difícil que se desarrolle el producto: no se diferenciaría de los demás, parecería anticuado, nadie recordaría la web, etc.
Por lo tanto se trata de dos disciplinas que se necesitan una a la otra. El diseño necesita que la Usabilidad le diga cómo navega el usuario, y la Usabilidad necesita que el diseño le ayude a jerarquizar la información, a organizar contenidos y, en conjunto, a mejorar el producto.
De esta convivencia pacífica nace la implantación de nuevos conceptos en el desarrollo de los proyectos como son los Wireframes: esquemas previos al diseño donde se refleja la organización de los contenidos y la interacción entre las distintas partes de un site. Sirven para organizar de un modo eficiente los espacios y para que el diseñador tenga ya definida la navegación.
[Este post pertenece al artículo "Web 2.0 y el diseño web", que escribimos para el libro publicado por la Comunidad de Madrid titulado "Manual Web 2.0 y empresa" (2008).]
Joomla es el CMS “más buscado”
Google lo dice. De los cuatro Gestores de Contenidos (CMS) más populares del mercado, Joomla es el que ha producido más búsquedas en todo el mundo desde 2005. A unos metros de distancia sobre Wordpress y, a kilómetros, de Drupal y Typo 3.
Así lo muestra uno de los proyectos más innovadores que Google está desarrollando últimamente: Google Trends. Esta herramienta nos permite saber el número y la evolución en el tiempo de las búsquedas, de forma que podemos saber fácilmente si una palabra es buscada o no y su estacionalidad. Esto es fundamental a la hora de descubrir tendencias y, de uno modo más doméstico, a la hora de poner un título a una página, o definir las palabras clave.
Hacce llega a Facebook
Las nuevas tendencias del diseño web implican no sólo hacer páginas sino también mejorar la imagen de marca a través de las redes sociales. Como apuesta y, a la vez, para acercar y conocer mejor a nuestros clientes , hemos puesto en marcha el grupo de Facebook de Hacce Soluciones TIC.
