Cómo diseñar una firma de correo electrónico

Llegas a una empresa. Conoces a las personas de un departamento:

  1. La primera te da la mano.
  2. La segunda te choca las cinco.
  3. La tercera te hace un saludo esquimal.

¿Qué imagen te formas de la empresa? Un absoluto desorden. Este ejemplo, tal vez un poco extremo, se puede llevar al campo de las firmas de correo electrónico

La firma de correo son los textos e imágenes con que se cierra cada e-mail, y que se añaden automáticamente a los nuevos mensajes, configurándolo en los lectores de correo electrónico, como Microsoft Outlook (2003 y 2007), Mozilla Thunderbird o el Mail de Mac.

Las firmas forman parte de la identidad corporativa digital de las empresas, pero todavía están en fase de adolescencia. “En mi departamento ponemos el logotipo con el fondo azul, en el resto no sé”; este tipo de explicaciones muestran que aún no existe una gran preocupación por el diseño de los pies de los correos; no son conscientes de que las firmas funcionan como tarjetas de presentación del mundo electrónico.

Normas para elaborar una firma digital

Teniendo en cuanta la cantidad de correos que enviamos cada día, los pies de los mails son nuestra principal seña de identidad personal y corporativa, por lo que tenemos que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de elaborarla:

  1. Homogeneidad: todas las firmas de una empresa deben ser idénticas. Así que a la hora de elaborarlas debemos definir su evolución: distintas áreas, departamentos, cargos, etc.
  2. Seleccionar correctamente los datos a incluir: pueden ser nombre completo, cargo o teléfono, pero también otros menos convencionales como nuestra dirección de Twitter, Blog, Facebook, etc.
  3. Separar claramente los datos personales y los de la empresa. Por un lado estamos nosotros, como autores del correo, y por otro la compañía de la que formamos parte.
  4. Los datos más relevantes, como el nombre, el teléfono y nuestra página web, deben estar escritos con textos y no con imágenes, por la posible respuesta del programa lector de correo. Cada día más usuarios leen el correo en móviles o PDA, así que no podemos arriesgarnos a que su software no los muestre.
  5. Incluir textos descriptivos en las imágenes, para que las personas a las que no se les carguen estas imágenes sepan lo que hay escrito.
  6. En el caso de emplear imágenes, debe reducirse su peso al máximo para que el mail no se convierta en una carga para el receptor.
  7. La firma no debe romper las normas de estilo del correo electrónico.
  8. Dejar un espacio para los avisos sobre confidencialidad del mensaje, que se están insertando en todas las comunicaciones vía mail.
Comentarios

Fantástico artículo. Un par de aportes por si pueden valer de algo:

Si bien ya va siendo hora de que el correo electrónico se convierta definitivamente en HTML desde el texto plano (así como se pasó de la pluma al bolígrafo), hay que tener en cuenta que no se deben enviar correos con estas firmas “grandes” a las listas de correo porque está mal visto http://tinyurl.com/6g5her

Y también, por cuestiones técnicas, los buenos programas están acostumbrados a distinguir el cuerpo del mensaje de la firma por una línea separadora de dos guiones “–”. No está de más (si no queda muy feo) añadirlos justo antes de la firma para que el programa no incluya la firma al citar en las respuestas.

¡Ah! y por favor, ya está bien de esos avisos legales que casi te meten en la cárcel por abrir un correo que te envía un despistado. No tienen ninguna validez legal: http://tinyurl.com/2968b7

Especialmente el tema de las imágenes es peliagudo. No sólo por tener que esperar a que carguen si no tienen textos descriptivos, sino que un email que sólo se componga de una imagen enorme tiene todas las papeletas para que lo intercepte el filtro antispam.

Te dejo un post sobre el tema en nuestro blog: http://www.theemailingexperience.com/ES/PermaLink,guid,46ed91d1-f308-4a15-9b02-b8d0eed61b9e.aspx

(Yo también tengo doble personalidad) :-)

Los avisos de confidencialidad no tienen ninguna validez jurídica. Solo sirven para una cosa: ocupar espacio.

http://www.iabogado.com/esp/blogcfm/1/2007/12/Los-avisos-de-confidencialidad-en-los-correos-esos-engendros-jurdicos.cfm

¿Qué pasa si envío un email confidencial y el destinatario se lo reenvía a otra persona? ¿Tampoco ahí son útiles los avisos de confidencialidad? Hay que leer menos chorradas en internet y leer algún texto jurídico.

Esta bien el articulo pero recuerda que no es una foirma digital una firma de correo electronico dista mucho de ser una firma digital, solo cambia ese subtitulo y estar bien la información

Una buena firma se acepta que tenga alrededor de 6 lineas y una extensión máxima de 70 caracteres, de esta manera al destinatario del mensaje no le parecerá tedioso leer la firma, allí se debe incluir: Nombre, Dirección de correo, Dirección web, Eslogan del negocio, Profesión.

Más información en el siguiente enlace:

http://mejoromipyme.com/2011/03/la-firma-del-coreo-electronico-lo-dice-todo/

[...] otra parte, configurar un pie de firma en tu correo electrónico con tu cuenta Twitter (y quien dice Twitter, dice tu blog, etc.) es unainversión muy rentable. [...]

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